Какие документы запрашивает банк по 115-ФЗ и как их подготовить

Перечень документов в запросе банка по 115-ФЗ может выглядеть пугающе: десятки позиций, требования заверить копии, короткий срок. На практике запросы разных банков строятся по похожей логике. Если понимать, зачем банку каждый документ, подготовка становится заметно проще, а риск отправить лишнее или забыть важное снижается.

Зачем банку документы

Банк по закону должен идентифицировать клиента, понимать характер его деятельности и экономический смысл операций. Документы — способ подтвердить три вещи:

• компания реально ведёт деятельность, а не существует только на бумаге;
• конкретные операции имеют понятное хозяйственное основание;
• сведения о клиенте в банке актуальны.

Исходя из этого, все запрашиваемые документы можно разделить на несколько групп.

Группа 1. Документы о самой компании

Эти документы банк обычно запрашивает при обновлении анкеты клиента или если у него есть вопросы к структуре бизнеса:

• устав в действующей редакции и изменения к нему (для ООО и НКО);
• решение или протокол о назначении руководителя;
• сведения о бенефициарных владельцах;
• документы, подтверждающие адрес и фактическое местонахождение: договор аренды офиса, склада, производственного помещения;
• лицензии и разрешения, если деятельность их требует;
• для НКО — документы о программах, источниках финансирования и целевом использовании средств.

Главное требование — актуальность. Если в банке хранится старая редакция устава или сведения о прежнем директоре, это само по себе может стать поводом для вопросов.

Группа 2. Документы по конкретным операциям

Это основная часть большинства запросов. По каждой операции, о которой спрашивает банк, обычно нужны:

• договор с контрагентом со всеми приложениями и спецификациями;
• счёт на оплату;
• первичные документы об исполнении: УПД, товарные накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг;
• подтверждение реальности сделки: транспортные накладные, документы о хранении, переписка, отчёты, фотофиксация результата работ, если она ведётся.

Если операция — выплата физическому лицу, понадобятся основания: трудовой договор и расчётные ведомости, договор гражданско-правового характера и акт, документы о выплате дивидендов с решением участников, договор займа. Для выдачи подотчётных средств — авансовые отчёты и подтверждающие расходы документы.

Группа 3. Налоговая и бухгалтерская отчётность

Банк сопоставляет обороты по счёту с данными отчётности и уплаченными налогами. Обычно запрашивают:

• налоговые декларации за последние отчётные периоды с подтверждением их принятия;
• бухгалтерскую отчётность (для организаций);
• книги покупок и продаж, если компания платит НДС;
• книгу учёта доходов и расходов (для ИП и организаций на упрощённой системе, если банк просит);
• справку о состоянии расчётов с бюджетом.

Если налоги частично платятся со счёта в другом банке, приложите выписку или платёжные документы, чтобы показать полную картину.

Группа 4. Документы о ресурсах для ведения деятельности

Банк может спросить, за счёт чего компания выполняет обязательства: есть ли сотрудники, помещения, техника, транспорт. Подтверждением служат:

• сведения о численности персонала;
• договоры аренды или документы о праве собственности на помещения и оборудование;
• договоры с подрядчиками и субподрядчиками, если работы выполняются не своими силами;
• договоры с логистическими компаниями.

Группа 5. Пояснения

Письменное пояснение связывает все документы в единую картину. Без него даже полный комплект документов может быть воспринят как набор бумаг, не отвечающих на вопрос. О том, как построить такой текст, мы рассказали в материале о структуре пояснения; при необходимости можно воспользоваться услугой подготовки ответа на запрос банка.

Как организовать сбор документов

Когда запрос объёмный, а срок ограничен, важна последовательность действий. Рабочий порядок выглядит так:

1. Составьте таблицу. В строках — пункты запроса или операции, в столбцах — какие документы нужны, где они хранятся, кто отвечает за их подготовку и в каком они состоянии.
2. Распределите задачи. Бухгалтерия готовит отчётность и выписки, менеджеры — договоры и переписку с контрагентами, руководитель — пояснение и подписание.
3. Проверьте документы на согласованность. Суммы в договорах, первичке и платёжках должны совпадать, а если не совпадают — например, из-за частичной оплаты или зачёта, — это нужно отразить в пояснении.
4. Соберите пакет в порядке пояснения. Сначала пояснение, затем приложения в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте.
5. Сделайте финальную проверку. Пройдитесь по запросу банка пункт за пунктом и убедитесь, что на каждый есть ответ.

Такая таблица пригодится и в будущем: при следующем запросе часть документов уже будет собрана и систематизирована.

Как подготовить копии

Требования к оформлению зависят от банка, поэтому сначала уточните, что указано в запросе. Общие правила:

1. Заверение. Чаще всего банк просит копии, заверенные подписью руководителя или ИП и печатью при её наличии, с отметкой «Копия верна», датой и расшифровкой подписи. Многостраничные документы заверяют либо постранично, либо прошивают — следуйте требованию банка.
2. Электронный формат. При отправке через личный кабинет проверьте допустимые форматы и размер файлов. Сканы должны быть читаемыми, без обрезанных краёв.
3. Именование файлов. Называйте файлы так, чтобы было понятно содержание и связь с пояснением: «Прил_05_УПД_поставщик_март».
4. Комплектность. Договор без приложений и спецификаций часто не позволяет понять предмет сделки.

Частые ошибки при подготовке пакета

• направлены документы по другим операциям, чем те, о которых спрашивал банк;
• суммы в первичных документах не совпадают с суммами платежей, и это никак не объяснено;
• документы подписаны лицом, у которого нет полномочий на дату подписания;
• предоставлены черновики или неподписанные версии договоров;
• документы оформлены задним числом — такие несоответствия видны по датам, реквизитам и истории операций.

Последний пункт особенно важен. Попытка «досоздать» документы под уже прошедшие платежи создаёт серьёзные риски, которые намного превышают последствия честного объяснения ситуации.

Что делать, если документа нет

Бывает, что часть документов утрачена или контрагент не вернул подписанный экземпляр. В таком случае не стоит молчать. Объясните в пояснении причину отсутствия документа, приложите альтернативные подтверждения — переписку, данные учёта, документы, подтверждающие последующее использование товара, — и сообщите, когда сможете представить недостающее. Банк оценивает картину в целом, и честное объяснение пробела обычно лучше, чем его игнорирование.

Документы, которые лучше держать наготове

Часть документов банк запрашивает почти всегда, поэтому их удобно подготовить заранее и обновлять по мере изменений: актуальный устав и решение о назначении руководителя, договор аренды помещения, сведения о численности сотрудников, последние налоговые декларации с отметкой о принятии, договоры с основными контрагентами. Если такой базовый комплект хранится в электронном виде с заверенными сканами, на ответ по новому запросу уйдёт заметно меньше времени, а внимание можно будет сосредоточить на операциях, которые действительно вызвали вопросы.

Особенности по отраслям

Набор подтверждающих документов зависит от сферы деятельности. Для строительства важны акты и сметы, для торговли — товаросопроводительные документы и складской учёт, для IT — отчёты о выполненных работах и техническая документация, для НКО — отчёты о целевом использовании средств. Особенности разных сфер собраны в разделе об отраслях.

Если подготовку пакета удобнее поручить специалистам, ориентировочную стоимость работ можно посмотреть на странице с ценами.

Если вы получили объёмный запрос и не понимаете, с чего начать, запишитесь на бесплатную консультацию. Поможем разобрать перечень, определить приоритетные документы и выстроить ответ так, чтобы он отвечал на вопросы банка.